1、遵守国家制定的相关法律法规
首先管理人员要确定使用者是否是自己公司的员工，公司员工作为本企业邮箱的合法用户就必须遵守国家和单位制定的各项法律法规
2、禁止传播不良信息
在使用企业邮箱的时候，用户不可以传播非法信息，凡事涉及黄赌博的一律不允许出现在邮箱之内，这个是需要管理人员经常强调的。总有员工会利用企业邮箱传送一些不受其他人广泛欢迎的邮件、反动信息等，因此一旦发现如此行为的员工，并对公司造成了损失的，管理人员需要严肃处理。因为一旦被有关部门发现，管理人员也会受到连带惩罚的！
3、制定一些邮件发送要求
例如向公司外部发送的优先需要注明邮件主题，在公司内部发送邮件时要使用压缩包的方式，在邮件的正文部分不允许夹带外网连接（会被系统自动识别判定为垃圾邮件）等等。最重要的就是，管理人员一定要时刻监督员工，在对外进行业务工作上的联络的时候，要使用公司邮箱，不得使用私人邮箱，避免员工带走公司的客户，同时禁止员工将企业邮箱转借他人使用，未经授权的邮件也不允许随意查看、输送。
企业邮箱的管理者一定要尽到自己的管理职责，时刻监督员工是否存在扰乱企业邮箱正常使用的行为，一旦发现就要严肃处理，毕竟企业邮箱涉及到本公司的客户信息、业务信息，甚至是财务信息，当这些重要的信息被泄露，轻则造成公司经济损失，重则甚至还是给公司带来负面打击，例如被投诉上告。
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